کنترل پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه به بیان ساده دانش تعیین تقدم و تاخر انجام و روابط وابستگی میان فعالیت های یک پروژه است. به منظور کاهش حداکثری زمان و هزینه تکمیل و تحویل پروژه و در عین حال افزایش حداکثری بهره وری از امکانات تحت اختیار ، از برنامه ریزی و کنترل پروژه مخصوصا در پروژه های بزرگ استفاده می شود.

بر همین مبنا، برنامه ریزی پروژه به معنی تهیه روند انجام فعالیت های مختلف پروژه با در نظر گرفتن محدودیت ها و نحوه ارتباط و دینامیک موجود بین فرآیندها است. این روند شامل تهیه ساختار شکست (WBS)، تهیه ساختار شکست هزینه (CBS)، محاسبه درصد وزنی هر یک از فعالیت ها و تهیه برنامه زمان بندی اجرا (Time Schedual) می باشد. این اسناد معمولا توسط نرم افزار های MSP و Primavera تهیه می شوند. کنترل پروژه شامل تهیه و به روزرسانی، کنترل تغییرات و پیشرفت، ثبت و نهایتا نگهداری اطلاعات واقعی پروژه می باشد. کنترل پروژه امکان مقایسه عملیات میدانی با اطلاعات برنامه ای را در قالب گزارشات، جداول و فرم ها که به کمک نرم افزارهای بخش کنترل پروژه تهیه شده است، درطول چرخه حیات پروژه فراهم می سازد. از مزایای غیرقابل انکار برنامه ریزی و کنترل پروژه که آن را جزئی جدایی ناپذیر از مرحله اجرای هر پروژه ای می کند، تسهیل امکان پیش بینی و تصمیم گیری های مقتضی برای مدیریت، هدایت و اصلاح روندهای پروژه با توجه به زمان، هدف، کیفیت و بودجه مصوب است.

مدیر پروژه

فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه دارای جزئیات اجرایی بوده و همچنین رتبه بندی تقدم و تاخر اجرای آن ها، دید مناسبی از پروژه و فعالیت های آن را می طلبد. نکته حائز اهمیت این است که مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه بایستی از طریق استخدام کارشناس مجرب این حوزه انجام پذیرد.

شرح وظایف مدیر یا کارشناس کنترل پروژه

تشریح دقیق وظایف مدیران و کارشناسان پروژه، کمک شایانی به درک محدوده عملکرد و نحوه تاثیر آن ها بر پروژه ها می کند. به همین منظور کتب و منابع مختلفی در زمینه کنترل پروژه تالیف شده است، از جمله استاندارد PMBOK که مشهورین و پر ارجاع ترین منبع مورد استفاده مدیران پروژه است. نسخه های متعددی از این کتاب منتشر شده که به مرور زمان هر نسخه نسبت به نسخه های قبلی، به روزرسانی شده و مباحث بیشتر و قابل استفاده تری را در اختیار مهندسان و مدیران کنترل پروژه قرار داده است.

مدیریت پروژه

وظایف مدیر و کارشناس کنترل پروژه را می توان به طور خلاصه تحت عناوین زیر طبقه بندی کرد:

• استخراج و استنباط نیازها و خواسته های مورد نظر مشتری یا کارفرما به جهت حصول یک درک مشترک بین همگی ذی نفعان پروژه (stakeholders) و بسترسازی برای توافق بر روی نتایج و دستاوردهای انجام پروژه
• شکستن پروژه به مراحل مختلف (WBS) و تهیه طرح و برنامه زمانبندی دقیق انجام فعالیت ها برای رسیدن به اهداف هر مرحله
• انتخاب و هدایت تیم پروژه
• مذاکره با پیمانکاران و تامین کنندگان منابع و خدمات
• حصول اطمینان از انجام به موقع هر یک از فعالیت ها در هر مرحله از پروژه مطابق با بودجه و استانداردهای کیفی مرتبط
• گزارش پیوسته از پیشرفت پروژه به مدیران ارشد، مشتری و یا کارفرما
• مدیریت ریسک برای جلوگیری از تاخیر در پروژه

ساختار شکست

مهارت های مورد نیاز مهندس کنترل پروژه

متناسب با وظایف تعریف شده برای مهندس یا کارشناس کنترل پروژه، وی بایستی حائز یک سری مهارت ها و قابلیت ها باشد تا وظیفه محول شده را به بهترین شکل ممکن به انجام برساند. این وظایف به طور خلاصه عبارتند از:

• داشتن دانش پایه از مهندسی سیستم ها به منظور طراحی و توسعه روندهای انجام پروژه
• داشتن تفکر منطقی، هوش و خلاقیت بالا و قابلیت حل مسئله
• تسلط به جزئیات اجرایی و میدانی هر فعالیت
• مهارت در زمینه گزارش دهی و توجیه فنی مشتری یا کارفرما از مراحل مختلف پروژه
• روابط عمومی بالا به منظور مذاکره با اشخاص مختلف از جمله تامین کننده های منابع یا ذینفعان
• تسلط بر نرم افزار های مورد استفاده در این زمینه از جمله MSP و Primavera
• به روز بودن و تسلط بر دانش روز در زمینه کنترل پروژه

به طور خلاصه می توان گفت برنامه ریزی و کنترل پروژه یک شغل با پیچیدگی های متنوع و چالش برانگیز است که نیاز به داشتن توانایی های مذکور دارد. صبر و حوصله، علاقه به پیشرفت، خستگی ناپذیری و تلاش مداوم به منظور ارتقای سواد عملی، کمک بزرگی به علاقه مندان این زمینه برای ترقی می کند. اما مهمترین ویژگی یک مدیر یا کارشناس کنترل پروژه خوب، توانایی کار تیمی و توانایی تعامل موثر با یک تیم متشکل از مدیریان رده بالا تا کارگران می باشد.