مدیریت شرکت در مناقصات

اولین و به نوعی مهمترین قدم در روند انجام یک پروژه ، انتخاب مجری پروژه است. چنانچه کارفرما در حل این مسئله دقت کافی را به خرج ندهد، عواقب آن گاهی تا مدت ها گریبان گیر او خواهد بود. در بسیاری از پروژه های دولتی (خصوصا پروژه های بزرگ) برگزاری مناقصه و انتخاب پیمانکار به وسیله مناقصه ، اجباری و راه حلی برای جلوگیری از فساد سیستمی می باشد. به همین خاطر پیمانکاران همواره باید گوش به زنگ اعلام مناقصات باشند تا بتوانند پروژه هایی مناسب حیطه کاری خود دریافت کنند. به دلیل رقابت بالای شرکت های پیمانکاری ، مدیریت شرکت در مناقصات امری است که پیمانکاران در صورت بی توجهی به آن، حتی با وجود شایستگی، به راحتی از گردونه رقابت خارج می شوند.

شرکت در مناقصه

مفهوم مدیریت شرکت در مناقصات ، مجموعه خدماتی است که در دفتر فنی شرکت پیمانکاری ، تحت مدیریت سرپرست دفتر فنی انجام می شود. مدیریت شرکت در مناقصات در واقع مجموعه ای از روندها و استراتژی ها و به کارگیری ابزار فنی و سازمانی است که نهایتا منجر به انتخاب و حصول توافق بین کارفرما و پیمانکاریست که پروژه را تحت شرایط و محدودیت ها و با منابع مشخص، به بهترین شکل به سرانجام برساند. 

قدم اول : چک کردن روزانه سایت مناقصات 

امروزه یکی از سریع ترین راه های رسیدن به چنین توافقی، استفاده از سایت های اعلام مناقصات است. روزانه آگهی های مختلف برگزاری مناقصات در این سایت ها اعلان می گردد و پیمانکاران با مراجعه و عضویت در این سایت ها، می توانند از آن ها مطلع شوند. از جمله این سایت ها که کمک شایانی به مدیریت مناقصات کرده اند می توان به ایران تندر و پارس نماد داده ها اشاره کرد. این سایت ها به صورت روزانه، اطلاعات مناقصات از جمله عنوان پروژه ، محل پروژه ، برآورد مالی ، تاریخ ارسال اسناد و تاریخ بازگشایی پاکت ها را به صورت آگهی منتشر می کنند که می توانند منابع موثقی برای پیمان کاران به منظور اخذ پروژه باشند.

جلسه مناقصه

قدم دوم : تحلیل هزینه - فایده شرکت در مناقصه

پیمانکاران پس از اطلاع از پروژه های مطرح و روی میز، می بایستی در مورد شرکت یا عدم شرکت در آن ها تصمیم گیری کنند. استفاده از مفهومی به نام تحلیل هزینه - فایده که یکی از بخش های مهم مدیریت شرکت در مناقصات است، در زمینه این تصمیم سازی کمک بزرگی به پیمان کاران می کند. چشم پوشی و یا سهل انگاری در استفاده از این قسمت از مدیریت مناقصات می تواند در میان مدت و یا طولانی مدت کاملا باعث ضرر و زیان پیمان کار شود. انتخاب پروژه ای که فراتر از حد توان پیمان کار باشد نهایتا منجر به وقوع مشکلات عدیده در زمینه اجرای پروژه خواهد شد که اعتبار پیمان کار را تحت الشعاع قرار خواهد داد. همچنین انتخاب پروژه ای که سود بسیار ناچیزی دارد، منجر به ضرر و زیان مالی پیمان کار خواهد شد.

به همین منظور پیمان کاران بایستی قبل از شرکت در یک مناقصه ، منابع و محدودیت های پروژه مورد مناقصه از جمله محل پروژه ، تجهیزات و ماشین آلات مورد نیاز، گرید و نیروی سازمانی لازمه برای شرکت مناقصه کننده ، مبلغ پیمان و برآورد مالی را مورد بررسی دقیق قرار دهند. همچنین تعیین فرم قرارداد به لحاظ نحوه پرداخت (پرداخت مقطوع (Lump Sum)) یا واحد بها (Unit Rate) یا درصدی (Cost Plus) یا پرداخت هزینه به علاوه حق الزحمه ثابت (Cost Plus Fixed Fee) و یا بازپرداخت هزینه (Reimbursement) بایستی قبل از عقد قرارداد صورت پذیرد.

برنده مناقصه

قدم سوم : تامین خواسته های کارفرما

پس از انجام تحلیل هزینه-فایده و تصمیم نهایی برای شرکت در یک مناقصه ، شرکت مناقصه گر باید به دقت اسناد مناقصه را مطالعه کرده و تمام خواسته های کارفرما را تامین کند. مدیریت شرکت در مناقصات در این مرحله وارد مهمترین بخش خود می شود و آن اثبات توانایی شرکت برای انجام تمام خواسته های کارفرما به نحو احسن و با کمترین هزینه ممکن می باشد. این مرحله حساسیت بسیار بالایی دارد و سرپرست دفتر فنی باید وظایف را بین کارمندان خود تقسیم کند تا در زمان مقرر اسناد آماده تحویل گردند. 

پاکت ها طبق دستور کارفرما باید آماده گردند، معمولا در مناقصات سه پاکت آماده می شود. پاکت الف ، پاکت ب و پاکت ج.

پاکت الف

پاکت الف معمولا شامل ضمانت نامه است. ضمانت نامه یا تضمین ، از بانک و برحسب میزان اعتبار شرکت تامین می شود. 

پاکت ب

گواهی ها ، مدارک مورد نیاز کارفرما ، اسناد مالی ، لیست تجهیزات و ماشین آلات ، لیست نیروی انسانی و افراد کلیدی، رزومه شرکت و افراد و هرآنچه در خواسته های کارفرما به آن اشاره شده است، تحت عنوان پاکت ب آماده می شود. علاوه بر مدارک ثابت هر شرکت، روش پیشنهادی پیمانکار برای اجرای پروژه در این اسناد ارائه خواهد شد. پاکت ب معمولا می تواند تا چندین زونکن بزرگ حجم داشته باشد.

پاکت ج

سومین و گاهی مهمترین بخش مدیریت شرکت در مناقصات که معمولا به صورت محرمانه و توسط عالی ترین مقامات هر شرکت تهیه می شود پیشنهاد قیمت است. پیشنهاد قیمت (شامل متره و برآورد پروژه ، ساختار شکست فعالیت ها (WBS) ، ساختار شکست هزینه (CBS) و ...) در پاکت ج ، برای کارفرما ارسال می شود. 

کارفرما یا مناقصه گزار پس از بررسی دقیق این اسناد و امتیاز دهی به مناقصه گرها ، در جلسه ای با حضور شرکت کنندگان اقدام به بازگشایی پاکت ها می کند و سپس برنده مناقصه که در مجموع امتیاز بیشتری در بخش پیشنهاد فنی و هزینه ای آورده است، اعلام می شود.

به طور کلی می توان گفت مدیریت شرکت در مناقصات که ابزار بسیار مفیدی جهت تسهیل انتخاب پیمان کار یا مجری برای یک پروژه است، می تواند گاهی مراحل و روندهای چالش برانگیزی چه برای مناقصه گزار و چه برای مناقصه گر داشته باشد. اغماض و ساده انگاری در انجام این مراحل، نه تنها باعث ضرر برای خود فرد یا شرکت می شود، بلکه گاهی ممکن است طرف مقابل را نیز درگیر کند. لذا تسلط بر مباحث مطرح در مدیریت شرکت در مناقصات برای هر دو طرف مناقصه یعنی کارفرما و پیمان کار ، دارای اهمیت بسیار زیادی است.